Cho dù CV hoặc thư xin việc của chúng ta có ấn tượng đến đâu thì chúng ta cũng không nên gửi một email quá sơ sài như sau:
Người nhận: hrcongtyx@employer.com
Người gửi: coagaidolong@hotmail.com
Tiêu đề: Xin việc
Xin chào,
Tôi nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí nhân viên marketing theo như thông tin đăng tuyển, đính kèm CV và thư xin việc trong email. Tôi rất mong nhận được hồi âm từ công ty. Xin cảm ơn.
Trên đây là một kiểu gửi email khá thông dụng đối với những ai chưa quen cách làm việc chuyên nghiệp của người đi tìm việc. Như chúng ta đều biết, một bài văn luôn có ba phần, gồm: mở bài, thân bài, kết bài và một email xin việc cũng vậy. Chính vì thế, chúng ta hãy mạnh dạn bỏ lối viết sơ sài mà hướng tới viết một email chuyên nghiệp hơn theo cách sau đây:
- Tiêu đề email chuẩn sẽ là vị trí ứng tuyển và họ tên ứng viên (hoặc đưa tên ứng viên lên đầu cũng được nha). Ví dụ: Ứng tuyển Content Marketing – Trần Thị A. Một hộp thư đến thông thường sẽ hiển thị khoảng 60 ký tự cho dòng tiêu đề của email, vì vậy, hãy viết câu tiêu đề trong khoảng 8 đến 10 từ và phải viết đúng chính tả dù là tiếng Anh hay tiếng Việt. Ở phần lời chào luôn thể hiện đầu tiên và bắt đầu bằng câu: “Kính gửi Anh/Chị …” viết bằng tiếng Việt (nếu không yêu cầu viết tiếng Anh) khi phần liên hệ thông tin có tên của người liên hệ hãy điền tên của họ vào dấu ba chấm. Nếu không, chúng ta cũng có thể gọi điện để hỏi xem nên gửi email đến cho ai? Hoặc viết theo kiểu kinh điển: “Kính gửi Bộ phận Nhân sự công ty …”.
- Khi viết tới phần lý do ứng tuyển vào vị trí này, nên viết một cách nghiêm túc, chân thành và khéo léo, đồng thời, giới thiệu rõ khả năng của mình về chuyên môn và các kinh nghiệm cũng như công việc đã từng làm. Tìm hiểu xem yêu cầu của công việc là gì và đánh thật mạnh vào các yếu tố đó, chỉ ra những điểm mạnh của bản thân phù hợp với yêu cầu của công việc nhưng không cần nói quá sâu vì phần này sẽ được trình bày chi tiết trong CV của bạn. Nếu có thể, hãy đính kèm một số sản phẩm mà bạn đã thực hiện ở vị trí tương đương, để nhà tuyển dụng có thể tham khảo thêm.
- Sau cùng, là lời kết của email, phần này cũng khá quan trọng, vì nó thể hiện thái độ lịch sự của chúng ta, dẫu rất cần một công việc phù hợp nhưng cũng không vì thế mà vội vã “van xin” khiến chung ta dễ mất điểm. Câu kết thúc mail, chúng ta có thể viết: Trên đây, tôi đã trình bày tất cả những kỹ năng, năng lực cũng như kinh nghiệm để dự tuyển vị trí…Nếu anh/ chị nhận thấy với vị trí tuyển dụng này, tôi có khả năng đảm nhận, đây chính là cơ hội cho tôi được làm việc trong môi trường mới, được là thành viên của công ty luôn hợp tác cùng nhau phát triển.
- Luôn cài đặt chữ ký mail, trong đó, ghi rõ thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại) để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với chúng ta. Điều này, cũng giúp email của chúng ta trông chuyên nghiệp và uy tín hơn đấy.
Với cách viết email chuyên nghiệp thì chắc hẳn chúng ta sẽ là ứng viên sáng giá giữa dàn “sao” ứng viên, không chỉ vì CV đẹp và thuyết phục mà còn là một email xin việc rất thiện cảm nữa. Có được cùng lúc hai yếu tố này, thì vị trí dự tuyển sẽ dễ dàng lọt vào tay chúng ta.
