Bạn luôn cảm thấy choáng ngợp với khối lượng công việc “khổng lồ”?
Thường xuyên trễ deadline và não cá vàng?
Mọi người phải chủ động hỏi bạn để bắt kịp tiến độ công việc?
Nếu bạn thường gặp phải những tình huống tương tự như vậy thì chúc mừng, bạn thuộc vào nhóm hơn 90% dân số rồi đấy! Não cá vàng và việc “quên trước quên sau” nghe thật tệ, nhưng may mắn nhờ vào kinh nghiệm làm việc trải qua theo thời gian của con người, chúng ta đã học được cách để quản lý thời gian tối ưu nhất. Một trong những “phát minh” đó chính là to-do-list. Hiểu đơn giản đó là công cụ giúp ta sắp xếp và rà soát lại công việc của mình.
To-do list giải phóng não khỏi đống việc chồng chất
Đã bao giờ bạn rơi vào hoàn cảnh có một proposal rất gấp cần thuyết trình với khách hàng vào ngày mai, thì đột nhiên sếp kêu bạn vào để họp về một dự án mới sắp triển khai. Và suốt nguyên buổi họp đó, bạn không thể tập trung và có tâm trạng lo lắng bồn chồn.
Những mục tiêu và nhiệm vụ khi chưa được hoàn thành sẽ luôn len lỏi vào dòng suy nghĩ của chúng ta. Điều này nhìn qua khá thiên về mặt cảm xúc, nhưng nếu bạn đang nắm trong tay mười dự án khác nhau thì câu chuyện lại hoàn toàn khác.
Vào năm 2011, một nghiên cứu của giáo sư Baumeister và Masicampo từ Đại học Wake Forest đã chỉ ra rằng, mặc dù các nhiệm vụ chưa giải quyết khiến chúng ta mất tập trung, nhưng chỉ cần lập kế hoạch để hoàn thành chúng cũng có thể giải phóng chúng ta khỏi nỗi bất an. Cặp đôi quan sát thấy mọi người thực hiện một nhiệm vụ kém hiệu quả khi họ không thể hoàn thành hoạt động khởi động diễn ra trước đó. Tuy nhiên, khi người tham gia được phép lập và ghi lại các kế hoạch cụ thể cho hoạt động khởi động, hiệu suất của nhiệm vụ tiếp theo đã được cải thiện đáng kể.
Hệ thống nhiệm vụ và kiểm soát chúng
Hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch đám cưới cho mình. Ngoài sự kiện tiệc diễn ra vào ngày chính thức, có rất nhiều công đoạn nhỏ như thiết kế thiệp, chuẩn bị quà, chụp ảnh, chuẩn bị hoa cưới,... Bủa vây bởi những công việc chung khiến chúng ta không biết nên bắt đầu từ đâu
Chính vì thế, việc chia các đầu việc nhỏ ra theo ngày, ví dụ như ngày thứ nhất sẽ đi chụp ảnh đám cưới, hôm thứ hai là viết thiệp và gửi cho bạn bè, ngày kế tiếp sẽ duyệt kịch bản chương trình chính,... Lúc này bạn ước lượng được số nhiệm vụ cần hoàn thành, từ đó sẽ sắp xếp thời gian làm việc và cuộc sống cá nhân để chuẩn bị chu toàn nhất cho sự kiện trọng đại của cuộc đời.
Nhà tâm lý học và tác giả, Tiến sĩ David Cohen, tin rằng to-do-list khiến cuộc sống của ông trở nên ngăn nắp và gọn gàng hơn. Cohen yêu thích việc liệt kê danh sách việc cần làm vì chúng giúp giảm bớt sự lo lắng về sự hỗn loạn, đồng thời xây dựng một kế hoạch cụ thể mà ông có thể tuân theo. Và quan trọng nhất, chúng giúp nhà tâm lý học thống kê về những gì ông đã đạt được trong ngày, tuần hoặc tháng đó.
Sự sảng khoái khi hoàn thành đầu việc
Nếu là một người làm việc theo chủ nghĩa to-do-list, chắc hẳn bạn hiểu được cảm giác sung sướng khi tích xong các đầu việc đã xong.
Khi chúng ta tích xong những nhiệm vụ cá nhân, não sẽ giải phóng dopamine tạo ra cảm giác hạnh phúc, vui vẻ và phấn chấn. Điều này cũng giải thích vì sao chúng ta nên chia kế hoạch thành những đầu việc nhỏ. Mỗi lần hoàn thành một đầu việc, dopamine sẽ khích lệ và tạo động lực để bạn tiếp tục chạy đua những dự án phía sau. Điều này khá đúng với việc tập thể dục. Thay vì tuyên bố “Tôi sẽ cố gắng đi tập thể dục chăm chỉ trong tháng tới”, hãy thử chia nhỏ nhiệm vụ theo tuần, đơn cử như “Tuần nay tôi sẽ đi tập 3 buổi/ tuần”. Biện pháp này chắc chắn sẽ mang lại sự kỷ luật và tính tự giác, cũng như cảm giác phấn khích không ngờ đấy!
Theo Lofficielvietnam
